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Adoption d'un référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel

Adoption d'un référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel

Auteurs : Alice Hérole, Elisa Teyssier, Ghislaine Betton
Publié le : 09/07/2021 09 juillet juil. 07 2021
Propriété intellectuelle, droit des nouvelles technologies et des plateformes

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Mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative

Focus sur la délibération n° 2021-057 du 6 mai 2021 portant adoption d'un référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative.

Dénué de valeur contraignante, le nouveau référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative affiche un objectif clair : fournir aux personnes concernées un outil d’aide à la mise en conformité vis-à-vis de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel, à laquelle elles sont soumises. 

A. Champ d’application 

Présenté de façon ludique, ledit référentiel débute par un étendu de son champ d’application. Il s’adresse :
  • aux personnes physiques ou morales,
  • exerçant à titre professionnel,
  • qui mettent en location un local à usage d’habitation ou à usage mixte professionnel et d’habitation,
  • lequel constitue la résidence principale du preneur.
Sont ainsi visés les organismes louant pour leur compte des locaux d’habitation, les professionnels de l’immobilier en tant que représentants du bailleur, les opérations portant sur les biens d’autrui, lorsqu’ils se livrent ou prêtent leur concours, ainsi que les plateformes en ligne proposant des services relatifs à la gestion locative.

B. Obligations légales 

Le référentiel opère un bref rappel des obligations légales, incombant à ces organismes lorsqu’ils mettent en œuvre, dans un contexte de mise en location d’un bien à usage d’habitation, des traitements automatisés ou non de données à caractère personnel. Ces organismes doivent notamment s’assurer de leur conformité avec : 
  • Le RGPD et la loi Informatique et Libertés ;
  • Les règles éventuellement applicables, notamment le code de la construction de l’habitation et la loi du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs. 
S’il permet en principe d’assurer la conformité des traitements de données mis en œuvre par les organismes aux principes relatifs à la protection des données, les organismes précités peuvent s’écarter du référentiel au regard des conditions particulières tenant à leur situation. 

Il est énoncé que tout traitement relatif à la gestion locative doit être justifié par une volonté de :
  • proposer des biens à louer (notamment pour l'analyse des critères des bien recherchés par d'éventuels locataires et l'envoi d'offres analogues de location) ;
  • gérer la pré-contractualisation et la conclusion du contrat de bail (organisation des visites du logement ; appréciation de la solvabilité des candidats à la location, etc.) ;
  • gérer la vie du contrat (notamment le suivi du paiement des loyers, charges et dépôts de garantie ou encore la gestion de l'occupation du logement) ;
  • résilier le contrat de bail (notamment la fin de solidarité en cas de violences sur conjoint ou sur un enfant qui réside habituellement avec lui et en cas de réduction du préavis).
Pour rappel, chaque finalité du traitement doit reposer sur l’une des bases légales fixées par la règlementation (art. 6 RGPD), lesquelles doivent être déterminées avant toute opération de traitement et consultables par les personnes concernées. 

C. Pertinence des données collectées

Le référentiel opère un rappel quant aux principes de pertinence et de minimisation des données, en vertu desquels le responsable de traitement doit veiller à ce que seules les données nécessaires à la poursuite des finalités du traitement soient effectivement collectées et traitées. 
Les données sont considérées comme pertinentes en fonction de leur finalité, lesquelles sont explicitées par le référentiel, pour faciliter les démarches des professionnels concernés :  
  • Au cours de la recherche d’un logement :
    • Identification (nom, prénom)
    • Cordonnées de contact (adresse électronique et/ou numéro de téléphone)
    • Critères de recherche (localisation, loyer, surface) 
  • Au stade de l’appréciation de la solvabilité des candidats à la location (décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015) :
    • Identification 
    • Coordonnées postales
    • Situation professionnelle et ressources
    • Avis d’imposition ou de non-imposition établi au titre de l’avant dernière année précédant celle de la signature du contrat de location uniquement lorsque la location s’inscrit dans un dispositif visant à réserver des logements aux ménages modestes 
Toute information supplémentaire n’est en principe pas considérée comme pertinente (documents bancaires, carte d’assuré social,…), étant entendu que si les candidats transmettent des pièces justificatives allant au-delà de ce que prévoit la réglementation, l’organisme a l’obligation de procéder à la suppression ou au renvoi des pièces superflues au candidat. 
  • Pendant la durée de la location : 
    • Coordonnées bancaires
    • Adresse électronique (sous réserve d’avoir obtenu le consentement du locataire choisi)
    • Numéro d’allocataire à la CAF ou à la MSA en cas de perception de l’allocation logements en tiers payant 
    • Attestation d’assurance
    • Identité des époux, de l’épouse ou de la personne pacsée avec le locataire 
  •  A la demande d’une fin de solidarité (conjoint, partenaire lié par un PACS ou concubin notoire du locataire) : 
    • Copie de l’ordonnance de protection délivrée par le juge aux affaires familiales dont il bénéficie et préalablement notifiée à l’autre membre du couple
    • Copie d’une décision de condamnation pénale pour des faits de violences commis à son encontre ou sur un enfant qui réside habituellement avec lui et rendue depuis moins de six mois. 
  • A la résiliation et à l’expiration du bail :
    • Résiliation à l’initiative du locataire : informations relatives au préavis et à l’état des lieux de sortie du logement
    • Demande de délai réduit de préavis formulée par le locataire (hors cas zone tendue) :
      • Données justifiant d’un éventuel changement professionnel 
      • Données justifiant de l’attribution d’un logement défini à l’article L.831-1 du code de la construction et de l’habitat
      • Données justifiant de l’état de santé nécessitant un changement de domicile
      • Données justifiant de la perception du revenu de solidarité active ou de l’allocation adulte handicapé (traitement précisé au 35/).

D. Données sensibles 

Le référentiel met ensuite en garde sur deux catégories de données ne pouvant être collectées et traitées, que dans des conditions strictement définies par les textes, à savoir :
  • Les données sensibles (non collectable sauf exceptions prévues par les textes)
    • Révélant l’origine ethnique ou prétendument raciale, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale d’une personne
    • Les données génétiques, biométriques, concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne
  • Les données relatives aux infractions, condamnations pénales ou mesures de sûreté connexes (collectables dans certains cas et sous réserve du respect des dispositions légales relatives aux données d’infraction).

E. Accès aux informations 

S’agissant de l’accès aux informations, le référentiel rappelle que celle-ci ne s’adressent qu’aux personnes habilitées à en connaitre au regard de leurs attributions, étant précisé que leurs habilitations d’accès aux données doivent être documentées par les organismes et les accès aux différents traitements faire l’objet de mesures de traçabilité.

F. Destinataires des informations 

Les destinataires des informations sont définis par le RGPD comme « tout organisme qui reçoit la communication des données ».
Dans le cadre de ces traitements, les professionnels de l’immobilier, lorsqu’ils se livrent ou prêtent leur concours aux opérations portant sur les biens d’autrui, peuvent être amenés à communiquer certaines données aux propriétaires. 
Le référentiel énonce à ce titre le contexte légal : par principe, la communication des seules informations nécessaires à la vérification de la bonne gestion du bien est considérée comme conforme (paiement effectif des loyers, entretien du logement, …). 
Cependant, la conformité dépend du type de délégation de la gestion : délégation totale ou semi-totale.

G. Durée de conservation 

Le référentiel rappelle également qu’une durée de conservation précise des données doit être fixée en fonction de chaque finalité et communiquée aux personnes concernées, étant entendu qu’elles ne peuvent être conservées pour une durée indéfinie. A ce titre, un tableau reprenant les durées de conservation indicatives, en fonction de la finalité de leur traitement, est proposé.
Les durées de conservation prescrites par la loi ne sont pas appliquées aux données anonymisées. 

H. Droits des personnes concernées 

Le référentiel précise enfin que le traitement de données à caractère personnel doit être mis en œuvre en toute transparence vis-à-vis des personnes concernées, dans les conditions prévues par le RGPD, notamment via une information des personnes concernées au moment où les données sont collectées.

Ces personnes doivent ainsi être informées de leurs droits, à savoir : Un droit d’interrogation, d’accès à leurs données, de limitation du traitement de leurs données, et de rectification ou d’effacement de leurs données, ainsi que du droit à leur portabilité. 

Les responsables de traitement sont vivement invités à se référer à ce référentiel en vue de réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données. 

Fort de son expertise, le Cabinet PIVOINE AVOCATS vous conseille et vous accompagne dans la gestion et le traitement des données que vous êtes amenez à collecter, en tant que professionnel de la gestion locative. Pour plus d’informations ou pour prendre rendez-vous, contactez-nous.

 
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